Aanwezigheid van beide partijen is verplicht. Indien u niet persoonlijk aanwezig kan zijn, kan u zich laten vertegenwoordigen via volmacht. De volmacht dient vooraf in orde gebracht te worden. Eén gevolmachtigde per partij is voldoende. Zodoende kunnen alle opmerkingen genoteerd worden en geldig ondertekend worden.

De duurtijd van een plaatsbezoek is afhankelijk de grootte en de staat van de woning die gecontroleerd dient te worden. De rondgang met de partijen en het vervullen van alle nodige formaliteiten neemt gemiddeld anderhalf à twee uur in beslag.

Bij de plaatsbeschrijving uittrede is het belangrijk dat alle opmerkingen op het moment van het plaatsbezoek worden gegeven. Echter kunnen verborgen gebreken niet worden uitgesloten. Indien die zich zouden voordoen, kan met een aangetekend schrijven deze worden overgemaakt naar de vertrekkende huurder.

In tegenstelling tot een plaatsbeschrijving intrede dient een plaatsbeschrijving uittrede niet geregistreerd te worden. Deze moet niet tegenstelbaar zijn tegenover derden en geldt als bewijsstuk tussen beide contractpartijen op het einde van de huur.

De huurwaarborg kan op verschillende manieren worden gevestigd. Afhankelijk van de instelling waar de waarborg gevestigd is, zal IFIRMA de partijen hierin begeleiden en de nodige documenten voorzien (indien via Korfine). De effectieve vrijgave van de gelden gebeurt rechtstreeks door de instelling op de rekening die werd opgegeven door de partijen. Hiervoor draagt IFIRMA geen enkele verantwoordelijkheid.

Na het plaatsbezoek zal de deskundige zo spoedig mogelijk het verslag van de plaatsvergelijking bij uittrede overmaken aan de partijen. Naast het verslag worden ook de overnamedocumenten voor elektriciteit, gas en water en het huurwaarborgdocument overgemaakt.

De deskundige zal tijdens het plaatsbezoek samen met de partijen de meterstanden voor elektriciteit, gas en water opnemen en de overnamedocumenten opstellen. Na het plaatsbezoek ontvangen beide partijen een kopie van de overnamedocumenten. Indien de plaatsbeschrijving intrede volgend op de uittrede door IFIRMA wordt opgesteld, zullen de overnamedocumenten volledig worden aangevuld en verwerkt. Standaard zal IFIRMA de overdracht van water organiseren, aangezien hier slechts één leverancier voor is. Voor elektriciteit en gas kunnen beide partijen hun overdracht bij hun leverancier naar keuze regelen met de verkregen documenten en inlichtingen.